ÇINARCIK DEVLET HASTANESİ

Görev;

       Hastanenin afet ve acil durum yanıtındaki faaliyetler için gerekli hizmet, insan gücü,  araç-gereç, gıda, su, ilaç, tıbbi malzeme ve diğer malzemelerin sağlanmasını organize eder ve yönetir.

Gerçekleştirilecek Eylemler:

İlk  Eylemler

• HAP Başkanı’ndan görevlendirme alır ve bilgi verir.
• Tüm görev tanımlamalarını okur ve organizasyon şemasını gözden geçirir.
• İlgili yaka kartını takar
• Lojistik Bölümü Birim Sorumlularını bilgilendirir.
• Bölüm eylem planı taslağının hazırlanmasını sağlar.
• Bilgilendirme toplantıları düzenler.
• Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve HAP Başkanına düzenli yazılı durum raporları verin,
• HAP Başkanından  durum ile ilgili talimat ve bilgi alın,
• Birim Sorumluları görevlendirme ihtiyacını belirle; ilgili iş akış tablolarını ve görev yeleklerini dağıt. İdari Birimler Durun Raporunu ( Form  -13) tamamla.
• Lojistik Bölümü Birim Sorumlularını, mevcut durum ve olayın hedefleri ve strateji hakkında kısaca bilgilendir, bölüm eylem planı taslağını hazırla, sonraki toplantının zamanını belirle.
• Acil Servis, Triaj Alanlarına gerekli ilaç, tıbbı malzeme ve personel takviyesi yap. Alana Malzeme (Demirbaş, İlaç, Tıbbi Sarf vb.) Gönderme Takip Formu  (Form – 21) düzenlenmesini takip et.
• Bölüm Personel Mesai Tablosunu (Form – 18) Lojistik Bölüm personeline dağıt ve mesailerin uygun şekilde kaydedildiğini kontrol et. Bu tabloyu vardiya bitiminde ve ya her operasyon periyodunun bitiminde İnsan Kaynakları Sorumlusuna ulaştır.
• Kaynak ihtiyaçları ve kritik konuların değerlendirilmesinde operasyon bölüm Yöneticisi, alan sorumlusu ve birim sorumluları ile iletişimi sürdür
• Kaynak talep işlemlerinin doğru bölümlere iletilmesini ve taleplerin zamanında ve doğru şekilde karşılanmasını sağla.
• Lojistik Bölümü personelinin güvenlik ilke ve yöntemlerine riayet etmelerini sağla.
• İç ve dış tüm haber akışını Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29)kaydet. Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla
• Tüm aktivite ve gözlemlerini OperasyonKayıt Formuna (FORM – 4) s üreğen şekilde kaydet.

Devam Eden Eylemler

• Afete müdahalede durum güncellemesi yapar.
• Afet ve hastane bilgilerinin toplanması ve paylaşılması için yapılan tüm yönetim brifinglerine ve Afet Eylem Planlama toplantılarına katılmaya devam et
• Müdahale süresince kullanılan malzemenin takibini yapmak için Malzeme Takip Formunun (Form  - 23) kullanımını sağla.
• Finans Bölüm Yöneticisi ve Kurumlar Arası Koordinasyon Yetkilisi yardımı ile ihtiyaç duyulan malzemeyi temin et ve kaynak taleplerini karşıla.
• Lojistik bölümünde yeterince personel ve malzeme bulunmasını sağla.
• Uygun şekilde raporları ve kayıtları hazırla, düzenle.
• Stres yönetimi, dinlenme ve gıda alımını fiziksel gereksinimlerini karşılayacak şekilde yap
• Tüm personel ve gönüllüleri stres ve uygunsuz davranış belirtileri açısından gözlemle. Gözlemlerini Destek Hizmetler Sorumlusuna aktar
• Görev devri yaptığın takdirde, yerine gelen yetkiliye devam eden operasyonların durumu, problemler ve ilgili diğer bilgileri aktar.
• Lojistik Yönetimi Kayıt Formunu (Form – 26) hazırla ve OYM ver.

Süresi Uzayan Eylemler

• Personelinin artan iş yükünü karşılama yeterliliğini sağlar.
• Görevlilerin sağlık ve iş güvenliğini sağlar.
• Kaynak gereksinimini kontrol eder.
• Dokümantasyon işlemlerinin izlenmesini sağlar.

Aktivasyonu Sonlandırma

• Personelin rutin görevlerine dönüşünü sağlar.
• Son bilgilendirmeler ve raporları düzenler.
• Ekipman ve araçların eski yerlerine yerleştirilmesini sağlar.
• Yönetimin bilgilendirilmesini sağlar.
• Planlama ve Şefi  ile birlikte maliyet raporu oluşturulmasını sağlar.
• Müdahaleye son verme kararı alındığında; iyileştirme aşamasına veya olağan işleyişe rahat geçişi kolaylaştırmak için çalışma düzeninizi gözden geçirin.
• İhtiyaç azaldığında, personelini kendi rutin görevlerine döndür ve pozisyonları kombine et ya da kademeli olarak azalt.
• Bozulan ve kaybolan malzemenin yenilenmesini sağla.
• Planlama ve Finans Bölümüyle birlikte maliyet raporu oluştur.

Eylemlerin Kaydedilme Şekli

Görev;

Hastanenin iletişim sistemi, gıda, temizlik bilgi teknolojileri vb. hizmetlerinin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, ekipmanların sürekli hazır tutulması için gerekli organizasyonu yapmakla sorumludur.

Gerçekleştirilecek Eylemler:

İlk  Eylemler

• Lojistik Şefinden  görevlendirme alır ve bilgi verir.
• Tüm görev tanımlamalarını okur ve organizasyon şemasını gözden geçirir.
• İlgili yaka kartını takar
• Hizmet alımı ile çalışan personeli yönetmek ve kontrol etmek.
• Otelcilik hizmetleri kapsamında kullanılacak olan malzeme, ekipman ve cihazların özelliklerini belirler, yeterli miktarda ve ihtiyaç duyulduğunda kullanıma hazır bulundurulması için ilgili birimleri bilgilendiriri ve kontrolünü sağlar.
• Görev alanı ile ilgili kaynakların verimli kullanılmasına yönelik çalışmalar yürütmek
• Su-Gıda, temizlik, çamaşırhane , iletişim malzemeleri ve ulaşım araçları mevcut durumunu tespit et. İhtiyaç duyulabilecek malzeme ve araç miktarını belirle.
• Yemeklerin dağıtımı ile ilgili organizeyi yap.
• Mutfak devre dışı kalırsa alternatif yemek teminini planla.            
• Mevcut durum ve yeni açılacak alanların temizlik hizmetlerini planla.
• Hastaneye gelecek personel yakınları ve evlerine gidecek personelin araç planlamasını yap.
• Lojistik Yöneticisinin talep ettiği dokümanları hazırla.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et.
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.
• İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29)kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.

Devam Eden Eylemler

• Afet ve bölümün durumu, kritik sorunları çözmek için atılan adımlar, bir sonraki operasyonel periyot için ön görülmüş eylemler ve ihtiyaçlar hakkında bölüm şefleri ile düzenli toplantılar yap.
• Su-Gıda, temizlik, çamaşırhane,  iletişim malzemeleri ve ulaşım araçları mevcut durumunu  kontrol  et. İhtiyaç duyulabilecek malzeme ve araç miktarını tespit ederek temin edilmesini planla.
• Sağlık tesisinin tüm dış mekanla ilgili  düzenlemelerin takibini yapmak.
• Ortamda bulunan ses düzeyi, ışık, sıcaklık, havalandırma gibi çevresel uyaranları kontrol ederek uygun hale getirilmesi için ilgili birimleri uyarır
• Hasta ve çalışan güvenliğini sağlayabilmek için ilgili birimlerle işbirliği yapmak
• İnsan Kaynakları biriminin görevlerini yerine getirmek üzere yeterli sayıda kayıt görevlisi atanmasını sağla. Gerekirse destek hizmetler biriminden personel talep et.

Süresi Uzayan Eylemler

• Kendisi ile ilgili diğer birimlerle iş birliği ve uyum içerisinde hizmetlerin yürütülmesi denetlenmesi ve değerlendirilmesini sağlamak.
• Birim personelinin artan iş yükünü karşılama yeterliliği, görevlilerin sağlık ve iş güvenliği, kaynak gereksinimi ve dokümantasyon işlemlerini izlemeyi sürdür.
• Su-Gıda, temizlik, çamaşırhane, iletişim malzemeleri ve ulaşım hizmetlerinin eskizsiz yürütülmesini sağla.
• Tüm personel, gönüllüler ve hastaları stres belirtileri ve uygunsuz davranışlar açısından gözlemle. Gözlemlerini Destek Hizmetler Sorumlusuna aktar.
• Görev devri yaptığın takdirde, yerine gelen yetkiliye devam eden operasyonların durumu problemler ve ilgili diğer bilgileri aktar

Aktivasyonu Sonlandırma

• Müdahaleye son verme kararı alındığında; iyileştirme aşamasına veya olağan işleyişe rahat geçişi kolaylaştırmak için çalışma düzeninizi gözden geçirin.
• İhtiyaç azaldığında, personelini kendi rutin görevlerine döndür ve pozisyonları kombine et ya da kademeli olarak azalt.
• Hastane Olay  Yönetim Merkezi ve bölümlerden gelen tüm dokümanları topla ve düzenle.
• Görevin sonlandığında tüm dokümanların ve Operasyon Kayıt Formunun (FORM – 4) Hastane Afet Yöneticisine teslim edilmesini sağla.
• Tüm destek ekipman ve araçlarının ve tahsis edilmiş tüm afet yönetim ekipmanlarının eski yerlerine yerleştirilmesini sağla.
• Stres yönetimi ve faaliyet sonrası debrifinglere, gerekli diğer brifing ve toplantılara katıl.
• Alanı ile ilgili araştırma ve geliştirme çalışmaları yaparak, rapor hazırlar.
• Hazırlamış olduğu raporları Lojistik Şefine iletir.

Eylemlerin Kaydedilme Şekli

Haberleşme ve bilgisayar donanımı ile personeli sağlar. İç ve dış haberleşme ile bilişim uygulamalarını organize eder.

• Hastalar/hasta yakınları, personel/aileleri, gönüllüler ve ziyaretçiler için gıda-su temini, yemek hazırlama/dağıtım hizmetlerinin organizasyonunu ve sürdürülmesini sağlar.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusundan  durum ile ilgili talimat, bilgi ve görev yeleğinizi alın,
• Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,
• Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve Sağlık Otelciliği Sorumlusuna  düzenli yazılı durum raporları verin,
• Mevcut gıda stoklarından kaç öğün yemeğin servis edilebileceğinin tahmin et; durum zorunlu kılıyorsa kısıtlamaya gidilmesini iste.
• Mevcut acil içme suyu miktarını belirle ve ne zaman yeniden tedarik gerekeceğini tahmin et. Durum zorunlu kılıyorsa kısıtlama yap.
• Acil içme suyu ve yiyecek stoklarının mevcut düzeylerini Sağlık Otelciliği Sorumlusuna rapor et.
• Eldeki ekipman, malzeme envanteri ve personel ihtiyacını değerlendir, durumu Sağlık Otelciliği Sorumlusuna rapor et.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusunun talep ettiği dokümanları hazırla.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et.
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.
• İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.
• Afet ve bölümün durumu, kritik sorunları çözmek için atılan adımlar, bir sonraki operasyonel periyot için ön görülmüş eylemler ve ihtiyaçlar hakkında bölüm şefleri ile düzenli toplantılar yap.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusuna tahmini su ve yiyecek ihtiyacının listesini ver. İhtiyaç listesinin hazırlanmasında mevcut acil gereksinimler yanı sıra hastalar, personel ve yakınlarının geleceğe yönelik gereksinimlerini de göz önüne al.
• Besin ve su kaynaklarının korunması için Güvenlik Sorumlusu  ile işbirliği yap

•  Hasar ve arıza varsa ilgili birimlere bildirir. İhtiyaca göre yedeklerini devreye sokar. Ameliyathane, hasta servisleri, poliklinikler, laboratuvarlar, endoskopi, müdahale ve doğum odaları, yoğun bakım gibi hizmet bölümlerinde kullanılacak alet ve malzemelerin sterilize edilerek kullanıma hazır vaziyette tutulmasını sağlar.    

• Sağlık Otelciliği Sorumlusundan  durum ile ilgili talimat, bilgi ve görev yeleğinizi alın,
• Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,
• Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve Sağlık Otelciliği Sorumlusuna  düzenli yazılı durum raporları verin,
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.
• İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.

Çamaşır Hizmetleri:

• Çamaşırhane ile ilgili hasar tespitini yapar. Durumu değerlendirir. Sorun varsa alt yapı sorumlusuna bildirir. Hizmet alımı yapılıyor ise ilgili firmayla temasa geçer. Hastanenin çamaşır toplama ve yıkama talimatına uygun olarak hizmetlerin sürdürülmesini ve personel yönetimini sağlar. Gerekiyorsa yedek personeli devreye sokar.

Temizlik Hizmetleri:

• Temizlik hizmetleriyle ile ilgili durum değerlendirmesi yapar. Sorun varsa alt yapı sorumlusuna bildirir. Hizmet alımı yapılıyor ise ilgili firmayla temasa geçer. Temizlik hizmetlerinin, hastanenin temizlik hizmetleri talimatına uygun olarak kesintisiz sürdürülmesini ve personel yönetimini sağlar. Alternatif bakım alanları açıldıysa o bölümlerin temizlik hizmetlerini planlar. Gerekirse mesai dışı personel ve yedek malzemeleri devreye sokar.
• Çamaşırhane ve temizlik hizmetleri ile ilgili hasar tespitini yap. Durumu değerlendir. Sorun varsa alt yapı sorumlusuna bildir. Hizmet alımı yapılıyor ise ilgili firmayla temasa geç.
• Hastanenin çamaşır toplama ve yıkama talimatına uygun olarak hizmetlerin sürdürülmesini ve personel yönetimini sağla. Gerekiyorsa yedek personeli devreye sok.
• Temizlik hizmetlerinin, hastanenin temizlik hizmetleri talimatına uygun olarak kesintisiz sürdürülmesini ve personel yönetimini sağla. Alternatif bakım alanları açıldıysa o bölümlerin temizlik hizmetlerini planla.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusunun talep ettiği dokümanları hazırla.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et

• Yatan ve taburcu olan hastaların, uygun şekilde hastane içi transferinden, bu işle görevli personelin ve araçların yönetiminden sorumludur.
• Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,
• Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve Sağlık Otelciliği Sorumlusuna  düzenli yazılı durum raporları verin,
•  Atık hizmetleri ile ilgili hasar tespitini yap. Durumu değerlendir. Sorun varsa alt yapı sorumlusuna bildir. Hizmet alımı yapılıyor ise ilgili firmayla temasa geç.
•  Hastanenin atık yönetimi  talimatına uygun olarak hizmetlerin sürdürülmesini ve personel yönetimini sağla. Gerekiyorsa yedek personeli devreye sok.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusunun talep ettiği dokümanları hazırla.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et.

• Sağlık Otelciliği Sorumlusundan  durum ile ilgili talimat, bilgi ve görev yeleğinizi alın,
• Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,
• Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve Sağlık Otelciliği Sorumlusuna  düzenli yazılı durum raporları verin,
• Hastane içi tıbbi, evsel ve tehlikeli atıkların ilgili planlar doğrultusunda bertaraf edilmesinden sorumludur.
• Atık hizmetleri ile ilgili hasar tespitini yap. Durumu değerlendir. Sorun varsa alt yapı sorumlusuna bildir. Hizmet alımı yapılıyor ise ilgili firmayla temasa geç.
•  Hastanenin atık yönetimi  talimatına uygun olarak hizmetlerin sürdürülmesini ve personel yönetimini sağla. Gerekiyorsa yedek personeli devreye sok.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusunun talep ettiği dokümanları hazırla.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et. Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.
• İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.

• Hastaneye ait veya kiralanmış araçların ve görevli personelin organizasyonunu yapar. OYE karar aldığı takdirde imkanlar dahilinde göreve çağırılan personelin ve ailelerinin hastaneye ulaşımını, kendi imkanları yeterli olmayan taburcu hastaların evlerine nakillerini organize eder. Hastaneye veya hastane dışına malzemelerin taşınmasını koordine eder.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusundan  durum ile ilgili talimat, bilgi ve görev yeleğinizi alın,
• Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,
• Hastanenin tüm  araç  mevcut durumunu tespit et.
• Araçların şoförlerini görevlendir.
• Hastaların, personel  ve yakınları ile  malzemelerin transferi için gereksinimleri ve ihtiyaçları belirle. İnsan Kaynakları  Sorumlusundan hasta transfer taşıma malzemelerinin bir araya getirilmesine yardım etmeleri için hasta taşıyıcı personel iste.
• Sağlık Otelciliği Sorumlusunun talep ettiği dokümanları hazırla.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et.Ulaşım ve nakil  hizmetleri için  mevcut durumunu  kontrol  et. İhtiyaç duyulabilecek araç ve personel miktarını tespit et  temin edilmesi için Sağlık Otelciliği Sorumlusuna bildir

• Alternatif bakım alanları, çalışma alanları ulaşım hizmetlerinin kesintisiz sürdürülmesi, mevcut kaynaklar ve işgücü havuzunun idamesi için gerekli çalışmaları organize eder, yönetir.

Görev:

Personelin geri çağrılmasını koordine etmek, nerede görevlendirildiklerine ve kime bağlı çalışacaklarına ilişkin talimat vermek;  gönüllülerin kayıtlarını/oryantasyonunu koordine etmek ve denetimini yapmak; tüm gönüllü personelin meslek ve kimlik bilgilerinin doğrulanmasını sağlamakla sorumludur.

İlk  Eylemler

• Planlama Şefinden  görevlendirme alır ve bilgi verir.
• Tüm görev tanımlamalarını okur ve organizasyon şemasını gözden geçirir.
• İlgili yaka kartını takar
• Mevcut personelin sayısını ve özelliklerini kayda geçirir.
• Gönüllü personelin kimliğinin araştırılması için Güvenlik Şefi’nden yardım alır.
• Uzun süreli personel ihtiyacının koordine edilmesi için Haberleşme Hizmetleri Sorumlusu, Tıbbi Personel Birim sorumlusu ve Operasyon Şefi’yle toplantı yapar
• Mevcut personelin sayısını ve özelliklerini kayda geçir. Personelin sınıflandırılması için aşağıdaki başlık ve alt başlıkların kullanılması gerekir:

TIBBİ PERSONEL

      Doktor

      1. Uzman

      2. Pratisyen

      Hemşire

      1. Acil bakım

      2. Genel bakım

      3. Diğer

      Tıbbi Teknikerler

      1. Hasta Bakımı (sağlık memurları, ambulans teknisyenleri, v.b )

      2. Teşhis

TIBBİ OLMAYAN PERSONEL

• Mühendislik/Bakım/Malzeme Yönetimi
• Çevreyle ilgili/Besinlerle ilgili hizmetler
• İş/finansman
• Lojistik Yöneticisinin talep ettiği dokümanları hazırla.
• Uzun süreli personel ihtiyacının koordine edilmesi için Haberleşme Hizmetleri Sorumlusu  ve Lojistik  Yöneticisi’yle toplantı yap.
• Hastane personeli olmayan gönüllüler için belirttikleri özelliklerinin doğruluğuna karar verilen ve kayıt edilen bir masa kur.
• Afet Yönetim Ekibine ve bölüm şeflerine sağlanan bilgi ve durum raporlarının doğru, tam ve güncel olmasını temin et.
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.
• İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.

Devam Eden Eylemler

• Afet ve bölümün durumu, kritik sorunları çözmek için atılan adımlar, bir sonraki operasyonel periyot için ön görülmüş eylemler ve ihtiyaçlar hakkında bölüm şefleri ile düzenli toplantılar yap.
• Hastanede çalışanların bilgilerini güncelleştirmek için sık aralıklarla dağıtılacak olan bilgilendirme raporunun dağıtılmasında Durum Değerlendirme Sorumlusuna yardımcı ol.
• Durum Değerlendirme Sorumlusu ile işbirliği yaparak insan gücü alanında bir iletişim merkezi oluştur.
• Tüm görevlendirmelerin düzenli kaydedilmesini sağlar.
• Hastanede çalışanların bilgilerini güncelleştirmek için sık aralıklarla dağıtılacak olan bilgilendirme raporunun dağıtılmasında Durum Değerlendirme Sorumlusuna Yardımcı Olur.
• Durum Değerlendirme Sorumlusu Ve Personel Destek Sorumlusu ile işbirliği yaparak insan kaynakları  alanında bir iletişim merkezi oluşturur.

Süresi Uzayan Eylemler

• Planlama şefiyle insan gücü alanında biriken insanların sayısı ve özellikleri için gerekli sıklıkta görüşür.
• İnsan Gücü Sorumlusu ve Mutfak Sorumlusu ile işbirliği yaparak personel yemek ve dinlenme alanlarını oluşturur.

Aktivasyonu Sonlandırma

• Yapılanları ve alınan kararları sürekli olarak kaydeder.
• Tüm personelin dinlenmelerini ve nöbet değişimlerini sağlar.

Eylemlerin Kaydedilme Şekli

Kayıtlar…..
Formlar….4-29
Raporlama Mekanizması …..

Kimlik Belirleme

•Psikososyal Destek Sorumlusundan durum ile ilgili talimat, bilgi ve görev yeleğinizi alın,

•Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,

•Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve Psikososyal Destek Sorumlusuna. Düzenli yazılı durum raporları verin,

•Bütün bölüm şefleri ile o ana kadar meydana tüm gelen majör olay ve faaliyetlerin, kritik sorunların, operasyonel kavramların ve bir sonraki operasyonel periyotta atılacak adımların mevcut durumunu ve gelişimini öğrenmek üzere ilk bağlantıyı kur.

•Acil olayla ilişkili olabilecek personel ihtiyaçlarını önceden belirle. Beslenme ve dinlenme gereçlerini sağla. Mutfak sorumlusu ve İnsan Gücü Sorumlusu ile iletişim kur.

•Personelin, tüm güncel afet haberlerini, söylentilerden arınmış olarak alabilecekleri sakin bir dinlenme alanı sağlamak için az trafiği olan bir yerde, personel dinlenme ve beslenme alanını hazırla.

•Halkla İlişkiler Yetkilisi ve İnsan Gücü Sorumlusu yardımıyla bir personel bilgilendirme merkezi kur.

•Söylentileri önlemek için afete ilişkin güncelleştirilmiş bilgileri sağla.

•Psikolojik Destek Birim Sorumlusu tarafından düzenli değerlendirme ziyaretleri düzenle. Farklı brifing alanları kurulmasına yardımcı ol.

•Psikososyal Destek Sorumlusunun  talep ettiği dokümanları hazırla.

•Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.

•İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.

Personel ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere lojistik, psikolojik ve tıbbi destek sağlar.
Personel ve aileleri için tıbbi, lojistik, davranış sağlığı ve günlük bakım hizmetlerine ulaşılabilirliği sağlar. Gerekirse aile üyelerinin aşılama ve bağışıklama hizmetlerini koordine eder. 

• Psikososyal Destek Sorumlusundan durum ile ilgili talimat, bilgi ve görev yeleğinizi alın,
• Durum tespiti toplantılarına katılın ve uygun müdahaleyi belirleyin. Bu müdahale; ihtiyaca göre hastaneden hızlı ve güvenli bir şekilde tahliyeyi, dış kaynaklardan gelecek muhtemel yardımların yönlendirilmesini içerebilir,
• Tüm faaliyetlerin, konuların ve kararların olay kayıtlarını başlatın ve Psikososyal Destek Sorumlusuna. Düzenli yazılı durum raporları verin,
• Bütün bölüm şefleri ile o ana kadar meydana tüm gelen majör olay ve faaliyetlerin, kritik sorunların, operasyonel kavramların ve bir sonraki operasyonel periyotta atılacak adımların mevcut durumunu ve gelişimini öğrenmek üzere ilk bağlantıyı kur.
• Acil olayla ilişkili olabilecek personel ihtiyaçlarını önceden belirle. Beslenme ve dinlenme gereçlerini sağla. Mutfak sorumlusu ve İnsan Gücü Sorumlusu ile iletişim kur.
• Personel yakınının , tüm güncel afet haberlerini, söylentilerden arınmış olarak alabilecekleri sakin bir dinlenme alanı sağlamak için az trafiği olan bir yerde, personel dinlenme ve beslenme alanını hazırla.
• Halkla İlişkiler Yetkilisi ve İnsan Gücü Sorumlusu yardımıyla bir personel bilgilendirme merkezi kur.
• Söylentileri önlemek için afete ilişkin güncelleştirilmiş bilgileri sağla.
• Psikolojik Destek Birim Sorumlusu tarafından düzenli değerlendirme ziyaretleri düzenle. Farklı brifing alanları kurulmasına yardımcı ol.
• Psikososyal Destek Sorumlusunun  talep ettiği dokümanları hazırla.
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.
• İç ve dış tüm haber akışım Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet, Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla.
• Personel ve aileleri için tıbbi, lojistik, davranış sağlığı ve günlük bakım hizmetlerine ulaşılabilirliği sağlar. Gerekirse aile üyelerinin aşılama ve bağışıklama hizmetlerini koordine eder. 

Personel Görevlendirme (iç ve dış)  ve Mesai Takip Birim Sorumlusu

• Görevi başında ve izinde olan personeli takip eder.
• Birim taleplerine göre HAP Başkanı onayı ile görevlendirme yapar.
•  Gerekli personeli göreve çağırır.
• Dışardan gelen destek personelinin ilgili birimlerde çalışmasını sağlar.
•  Personelin mesaisi ile ilgili dokümantasyondan sorumludur.
• Mesai, fazla mesai ve gönüllü çalışma saatlerini izler ve rapor tutar.

• Hastaneye yardım için başvuran gönüllülerin tedavi alanlarından uzak bir noktada karşılanmasını sağlar.
• Tüm gönüllü personelin meslek ve kimlik bilgilerinin doğrulanmasını sağlamakla sorumludur.
•  Gönüllüleri yetkinlik ve yeteneklerine göre sınıflandırır.
• Güvenli ve yetkin gördüklerininin kimlik bilgilerini kayıt altına alır, kimliklendirir ve gönüllü yeleklerini verir.
• Gönüllü talimatını okutur, durum ve hastane ile ilgili bilgi verir.
•  HAP Başkanı talimatıyla ihtiyaç duyulan tedavi birimlerine bir görevli eşliğinde yönlendirir ve ilgili birim sorumlusunun emrine girmesini sağlar.
• Gerektiğinde daha önceden gönüllü olarak hastaneye kaydını yaptıranları göreve davet eder.

Görev:

Tıbbi ve tıbbi olmayan araç gereci temin eder, envanterini tutar, devamlılığını sağlar ve kullanıma sunar.

İlk Eylemler

• Lojistik Şef’inden görevini alır.
• Tüm görev tanımlamalarını okur ve organizasyon şemasını gözden geçirir.
• İlgili yaka kartını takar.
• Ayniyat ve merkezi sterilizasyon personeli ile toplantı yapar.
• Malzeme deposunun durumunu saptar. Lojistik Şefi ve Satın Alma Sorumlusu’na bildirir.
• En sık kullanılan  tıbbi ve tıbbi olmayan malzemenin envanterini çıkart ve sürekli güncelleştirilmesini sağla.
• Tedarik edilen tıbbi ve tıbbi olmayan malzemeye olan ihtiyacı değerlendirmek için Acil Servis Sorumlu Hekimi ve kliniklerle iletişime geçin,
• Taburcu olan hastaların kullanacağı malzemelerin, özel medikal kuruluşlardan  nasıl temin edilmesi gerektiğini belirleyin,
• Gerekli olması durumunda tıbbi ve tıbbi olmayan  veya diğer maddelerin temin edilebilmesi için medikal malzeme depolarına hazırda beklemeleri konusunda haber verin.
• İç ve dış tüm haber akışını Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet. Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.

Devam Eden Eylemler

• Triaj alanı, kırmızı, sarı ve yeşil alanlar oluşturulduktan sonra buralara önceden hazırlanmış ihtiyaç formlarını dağıtır. Araştırma Ve Taşıma Sorumlusuyla işbirliğini sağlar.
• Önceden belirlenmiş arama ve kurtarma ekiplerine gerekli malzemelerin verilmesini sağlar.
• Gerekli tıbbi malzeme ve gereçleri organize ve temin eder.

Süresi Uzayan Eylemler

• Ek malzeme ve gereç ihtiyacını saptar. Lojistik Şefinin isteklerini yapmasını sağlar.
• Gerekli olduğunda Ayniyat Şefi ile işbirliği yapar.
• Tıbbi Personel Direktörü ve Eczane Sorumlusu ile birlikte gereksinim duyulabilecek ilaç ve ecza malzemelerini belirler ve sağlar.

Aktivasyonu Sonlandırma

• Kaynakların korunması için Güvenlik Şefi ile işbirliği yapar.
• Tüm personelin dinlenmelerini ve nöbet değişimlerini sağlar.

Eylemlerin Kaydedilme Şekli

Kayıtlar…..

Formlar….4-29

Kimlik Belirleme

Görev:

Tıbbi bakım malzemelerini ve ilaçları temin eder, envanterini tutar, devamlılığını sağlar ve kullanıma sunar.

İlk Eylemler

• Planlama Şefinden görevlendirme alır.
• Görev tanımlamalarını okur ve organizasyon tablosu üzerinde tekrar eder.
• İlgili yaka kartını takar.
• Kendi birim hareket planını geliştirir.
• İlaçlarının acil durumda yeterliliğinden emin olur.
• En sık kullanılan ilaç vb. ecza malzemelerinin envanterini çıkartır ve sürekli güncelleştirilmesini sağlar.
• Eczane personeline bilgi ve talimatlar verin,
• Faaliyetleri düzenleyin ve uzman personelin katılımını sağlayın (7/24),
• En sık kullanılan ilaç ve tıbbi malzeme vb. ecza malzemelerinin envanterini çıkart ve sürekli güncelleştirilmesini sağla.
• Eczane tarafından tedarik edilen ilaç ve intravenöz sıvılara veya diğer maddelere olan ihtiyacı değerlendirmek için Acil Servis Sorumlu Hekimi ve kliniklerle iletişime geçin,
• Taburcu olan hastaların kullanacağı ilaç/malzemelerin, özel eczanelerden nasıl temin edilmesi gerektiğini belirleyin,
• Gerekli olması durumunda acil ilaç veya diğer maddelerin temin edilebilmesi için ecza depolarına hazırda beklemeleri konusunda haber verin.
• İç ve dış tüm haber akışını Hastane İçinde Bilgi Paylaşımı Takip Formu (FORM-29) kaydet. Bir kopyasını Dokümantasyon Birimi için hazırla
• Tüm aktivite ve gözlemlerini Operasyon Kayıt Formuna (FORM – 4) süreğen şekilde kaydet.

Devam Eden Eylemler

• Kurum dışında kullanılabilecek malzemelerini belirler ve Planlama Şefine listeleri iletir.
• Bina dışında oluşturulan tedavi alanlarına personel görevlendirir.
• Hastane içerisindeki farmakolojik malzeme istemleri ve dağıtımları ile ilgili bir yöntem belirlemek için Cihaz-Araç Gereç Sorumlusu ile iletişim kurar.
• Planlama Şefi ile düzenli toplantılar yapar.
• Düzenli olarak ihtiyaçları değerlendirin,
• Operasyonel brifinglere katılın,
• Eczane hareketlerinin, olay kayıtları üzerinden izlenmesini sağlayın.

Süresi Uzayan Eylemler

• Olayın 24 saati aşması durumunda personel için nöbet listesi oluşturun,
• Birimindeki personelin çalışma programını yapar. Dinlenmelerini ve nöbet değişimlerini sağlar.
• Birimle ilgili tutulan kayıtları inceler ve onaylar
• Hastaların tedavilerinde kullanılan çeşitli ilaç ve malzemelerin temini hizmetlerini yürütür.
• Ekip üyelerinden durum raporu alın,
• Stres belirtileri gösteren personelin yeterince destek almasını sağlayın,

Aktivasyonu Sonlandırma

• Personelin, stres belirtileri veya uygunsuz davranışlarını gözlemler
• Eczane hizmetleri ile ilgili yapılanmalar ve kararlar ile ilgili sekreter kayıtlarını gözden geçirir ve onaylar. Bir kopyalarını Lojistik Şefine gönderir.

Eylemlerin Kaydedilme Şekli

Kayıtlar…..

Formlar….

Raporlama Mekanizması …..

Kimlik Belirleme: Görev yeleğinizi giyin ve ilgili personele yelekleri dağıtın.

• İhtiyaç duyulan tıbbi malzemenin sağlanmasından ve stok takibinden sorumludur.
• Eczane tarafından tedarik edilen ilaç ve intravenöz sıvılara veya diğer maddelere olan ihtiyacı değerlendirmek için Acil Servis Sorumlu Hekimi ve kliniklerle iletişime geçin

• İhtiyaç duyulan ilaçların sağlanmasından stok takibinden sorumludur.
• OYE ile Eczane faaliyetlerinin koordinasyonundan sorumludur:
• Eczanenin personel ihtiyaçlarını belirlemek,
• İlaç ve intravenöz sıvıların klinik alanlara hızlıca temin edilmesini sağlamak,
• Kullanılan ilaçların kayıtlarının sürdürülmesini sağlamak.
• Görev yeleğinizi giyin ve ilgili personele yelekleri dağıtın Eczane personeline bilgi ve talimatlar verin,
• Faaliyetleri düzenleyin ve uzman personelin katılımını sağlayın (7/24),
• ,
• Taburcu olan hastaların kullanacağı ilaç/malzemelerin, özel eczanelerden nasıl temin edilmesi gerektiğini belirleyin,
• Gerekli olması durumunda acil ilaç veya diğer maddelerin temin edilebilmesi için ecza depolarına hazırda beklemeleri konusunda haber verin.
• Klinikler ve harici temel paydaşlarla kesintisiz iletişim içinde olun,
• Düzenli olarak ihtiyaçları değerlendirin,
• Operasyonel brifinglere katılın,
• Personele, mümkün olduğunca sık, operasyonel rapor verin ve personeli son durumdan haberdar edin,
• Eczane hareketlerinin, olay kayıtları üzerinden izlenmesini sağlayın
• Olayın 24 saati aşması durumunda personel için nöbet listesi oluşturun,
• Ekip üyelerinden durum raporu alın,
• Stres belirtileri gösteren personelin yeterince destek almasını sağlayın

ORGANİZASYON ŞEMASINA DÖN